Två viktiga delar av beslutsfattande vi ofta glömmer

Vi har förmånen att arbeta med många olika typer av organisationer, i många olika branscher. Uppdragens syfte varierar och kulturerna vi möter spänner brett. Men när det gäller beslutsfattande finns det mönster som återkommer – nästan oavsett verksamhet. De flesta organisationer lägger mycket tid och energi på analysfasen: samla information, jämföra alternativ, göra kalkyler och riskbedömningar. Och i grunden är det bra. Analys spelar roll.

Samtidigt är det ofta två andra delar av beslutsprocessen som blir underprioriterade – och det är just de som gör besluten tydligare, snabbare och mer träffsäkra.

Under tiden vi forskade om beslutsfattande tog vi fram en övergripande process som fungerar på en hög nivå – oavsett om beslutet fattas av en individ eller av en grupp. Detaljerna måste sen alltid anpassas till den egna organisationen, men strukturen är densamma.

Den första delen handlar om något som låter självklart, men som i praktiken ofta hoppas över.

Steg 1: Förstå vilket beslut som ska fattas, hur det ska göras – och varför

Innan vi börjar leta information, analysera alternativ eller bestämma vilka som ska vara med i processen behöver vi stanna upp och svara på en grundläggande fråga:

Vad är det vi ska fatta beslut om – och vad vill vi uppnå?

Både individer och grupper måste tydliggöra detta tidig och ett effektivt sätt att göra det är genom att arbeta med kriterier.

Kriterier – vad är viktigt i just det här beslutet?

Kriterier är de parametrar som är viktiga för beslutet. Det kan handla om till exempel:

• • kvalitet
  • tid
  • kostnad
  • risk
  • hållbarhet
  • användarupplevelse
  • långsiktig effekt

Det viktiga är inte att lista “allt som kan vara relevant”, utan att:

1. Välja ut de kriterier som är viktigast för just detta beslut
2. Göra en prioritslista mellan kriterierna

Alla kriterier väger inte lika tungt. Ofta finns ett kriterium som är avgörande, medan andra är sekundära. Det krävs inte en exakt rangordning – men någon form av prioritering behövs för att undvika otydlighet och låsningar längre fram.

Mätbarhet – hur vet vi att vi lyckats?

När kriterierna är tydliga bör nästa fråga ställas:

Hur ska vi kunna mäta om vi faktiskt har lyckats?

Vad betyder det i praktiken att ett kriterium är uppfyllt?
Hur ser ett bra resultat ut?

Det här steget gör två saker:

• • Det skapar en gemensam bild av vad “ett bra beslut” innebär
  • Det lägger grunden för att senare kunna följa upp och lära

Vem ska vara med – och på vilket sätt?

Först när syfte, kriterier och mätbarhet är tydliggjorda blir det meningsfullt att avgöra vem som ska involveras.

Alla behöver inte vara med på samma sätt. Ofta är det hjälpsamt att skilja mellan:

• • de som bidrar med expertkunskap eller perspektiv – voice
  • de som faktiskt har mandat att fatta beslutet – vote

När detta inte klargörs tidigt riskerar processen att bli ineffektiv, otydlig eller frustrerande för alla inblandade.

Analysen – den del vi oftast är bra på

När de här grundfrågorna är besvarade blir analysen både enklare – och ofta också bättre. Många organisationer är redan relativt starka i analysfasen, men utan ett tydligt första steg riskerar även en gedigen analys att vila på oklara eller motstridiga antaganden.

Steg 2: Det sista steget som ofta glöms – att utvärdera och lära

Den andra delen som ofta missas kommer efter att beslutet är fattat. När beslutet väl är taget går organisationen vidare. Nya frågor, nya projekt, nya beslut. Men väldigt sällan stannar man upp och frågar:

Hur gick det – och vad kan vi lära oss? Uppföljning behöver inte vara avancerad, men lita på att den behövs.

Utvärdering och uppföljning behöver inte innebära stora utvärderingsrapporter eller komplexa modeller. Utse gärna en ansvarig och bestäm en tid när det ska göras. Det kan räcka med enkla frågor:

• • Uppnådde vi våra viktigaste kriterier?
  • Vad fungerade bra i beslutsprocessen?
  • Vad fungerade mindre bra?
  • Vad vill vi göra annorlunda nästa gång?

Detta är organisationens lärandeloop. Utan den upprepar vi samma mönster – de bra och de mindre bra – utan att riktigt förstå varför.

Beslut som träningsarena

Varje beslut är en möjlighet att bli bättre på att fatta beslut.
Men bara om vi tar tillvara på erfarenheten.

Organisationer som systematiskt reflekterar över hur de fattar beslut, inte bara vilka beslut de fattar, bygger över tid en starkare beslutsförmåga. Det skapar trygghet, tydlighet och bättre samarbete – särskilt i en värld där förändring är konstant.

De flesta organisationer är bättre på analys än de tror. Utmaningen ligger oftare i:

1. Det första steget – att tydliggöra syfte, kriterier, prioriteringar, mätbarhet och roller innan analysen börjar
2. Det sista steget – att följa upp, reflektera och lära efter att beslutet är fattat

När dessa två delar tas på allvar har man redan kommit väldigt långt i sitt beslutsfattande.