Kompetens räcker inte – vi behöver också kapacitet

Du har säkert haft en sådan dag. Du tänker långsammare, har svårare att fokusera och får mindre gjort – trots att du kan ditt jobb precis lika bra som dagen innan. Din utbildning, erfarenhet och kompetens har inte förändrats över natten. Det som har förändrats är hur mycket av din förmåga du faktiskt har tillgång till.

Vi pratar mycket om kompetens i arbetslivet, inte minst när AI och ny teknik förändrar både våra arbetsuppgifter och kraven på oss. Men vi behöver prata minst lika mycket om kapacitet – vår förmåga att faktiskt använda den kompetens vi har när den behövs.

Kompetens är vad vi kan – kapacitet är vad vi kommer åt

Vår kompetens är förhållandevis stabil. Vi tappar inte vår erfarenhet eller yrkesskicklighet för att vi har sovit dåligt, är stressade eller precis har lämnat ett jobbigt möte. Vår kapacitet är betydligt mer föränderlig.

Hur vi mår och vilket tillstånd vi befinner oss i påverkar vår förmåga att tänka klart, fokusera, fatta beslut, kommunicera, samarbeta, hantera förändring och få saker gjorda.

Det handlar alltså inte bara om hur vi mår. Det påverkar också hur vi fungerar och presterar.

Kapacitet varierar – och går att bygga

En del av vår kapacitet handlar om vårt state – vårt tillstånd här och nu. Sömn, stress, hunger, känslor, energi och det som händer runt omkring oss påverkar hur mycket kapacitet vi har tillgänglig i stunden. Därför kan samma människa, med exakt samma kompetens, tänka och fungera väldigt olika från en dag till en annan – ibland från en timme till nästa.

Det påverkar inte bara hur vi mår. Det påverkar hur vi tänker, prioriterar och fattar beslut. När kapaciteten sjunker riskerar vi att bli mer kortsiktiga och reaktiva, få svårare att se alternativ och använda mindre av det omdöme vi faktiskt besitter.

Men kapacitet handlar också om hur väl rustade vi är över tid. Genom återhämtning, sömn, fysisk aktivitet, reflektion och hållbara vanor kan vi bygga en starkare kapacitetsbas – och därmed vår förmåga att hantera belastning, återhämta oss och ha tillgång till vår kapacitet när den verkligen behövs.

Kapacitet är alltså både något vi behöver hantera här och nu och bygga över tid.

Vi kan inte fortsätta att bara fylla på

När världen förändras blir arbetslivets vanligaste svar ofta att vi behöver mer kompetens och högre effektivitet. Vi behöver förstå AI, lära oss nya system, utveckla nya färdigheter och ta till oss nya verktyg och arbetssätt.

Det är i sig inget problem. Problemet uppstår när svaret på varje förändring blir att lägga på mer – mer information, fler verktyg, högre krav och fler saker att förhålla sig till – utan att samtidigt fundera över människans förmåga att faktiskt ta emot, bearbeta och använda allt detta.

Människans hjärna har sina förutsättningar och begränsningar. Vår uppmärksamhet är begränsad, vår energi varierar och stress, känslor och belastning påverkar hur vi tänker och agerar.

Tekniken utvecklas exponentiellt, men det gör inte människan. Våra grundläggande biologiska och kognitiva förutsättningar har inte förändrats på tusentals år. Samtidigt förändras världen omkring oss snabbare än någonsin.

Därför kan vi inte bara fortsätta fylla på och förvänta oss att människan ska anpassa sig. Vi behöver också skapa bättre förutsättningar för människor att använda sin kompetens, sitt omdöme och sin kapacitet när det verkligen behövs.

Det är därför framtidens arbetsliv kräver mer än kompetensutveckling. Vi behöver också kapacitetsutveckla.

Vad är egentligen skillnaden mellan kompetens och kapacitet?

Mona Riabacke förklarar varför samma människa, med samma kompetens, kan fungera och prestera helt olika från en dag till en annan.

Det är en fråga för både självledarskap och ledarskap

För individen handlar det om att bli mer medveten om den egna kapaciteten. När fungerar jag som bäst? Vad tar energi och vad ger energi? Hur påverkas mitt tänkande och mina beslut när belastningen ökar? Och vad kan jag själv göra för att både hantera min kapacitet här och nu och bygga den över tid?

Det är en central del av ett starkt självledarskap. Att förstå hur vi fungerar, ta ansvar för våra förutsättningar och bygga vanor kring exempelvis återhämtning, sömn, fysisk aktivitet och reflektion hjälper oss att stå stadigare när kraven ökar.

Men kapacitet är inte bara individens ansvar. Ledarskap handlar också om att skapa förutsättningar för människor att använda den kompetens och det omdöme de faktiskt har.

Hur arbetet organiseras, hur vi prioriterar och kommunicerar och hur mycket utrymme det finns för fokus, reflektion och återhämtning påverkar människors kapacitet. Om allt är viktigt samtidigt, kalendern är full och det aldrig finns tid att tänka spelar det mindre roll hur kompetenta medarbetarna är.

Det betyder inte att vi ska sänka kraven. Det handlar om att skapa bättre förutsättningar för människor att möta dem.

En av vår generations stora arbetslivsutmaningar

AI kommer att ge oss tillgång till mer kunskap, kraftfullare verktyg och större möjligheter än vi någonsin haft tidigare. Men vår förmåga att dra nytta av allt detta kommer inte bara att avgöras av hur snabbt vi lär oss använda den nya tekniken.

Den kommer också att avgöras av hur väl vi lyckas skapa ett arbetsliv som tar hänsyn till människan och den mänskliga hjärnans förutsättningar. Ju mer kapacitet tekniken ger oss, desto viktigare blir vår förmåga att ta hand om och utveckla den mänskliga kapaciteten.

Vi behöver fortsätta utveckla människors kompetens. Men vi behöver lägga minst lika mycket kraft på att skapa förutsättningar för människor att faktiskt använda den – att tänka klart, behålla perspektiv och använda sitt mänskliga omdöme även när tempot är högt och förutsättningarna förändras.

Kompetens avgör vad vi kan. Kapacitet påverkar hur mycket av det vi faktiskt kommer åt. Och tillsammans skapar de förutsättningar för klokare beslut och hållbar prestation.